Durante mais de 30 anos venho controlando, contabilizando e infelizmente reconhecendo perdas imensas devido à má gestão dos estoques. Hoje como as empresas se baseiam muito em KPI´s ( indicadores de performance ),  e com relação aos estoques não é diferente, e indicadores como giro dos estoques em dias e valor absoluto são rotineiramente monitorados.

Além disso a boa gestão requer que se estabeleçam metas de médio e longo prazos e a melhoria desses índices é frequentemente planejada.No entanto, qualquer melhoria só será alcançada de forma sustentável, caso haja efetivamente um plano de ações que assegure melhoria contínua em todas as fases que o controle dos inventários requer.Em primeiro lugar é necessário um bom sistema integrado ( ERP) com um MRP muito bem parametrizado.

Desta forma as compras e outras movimentações nos estoques serão automatizadas e ocorrerão de forma transparente e eficiente. Especial cuidado deve-se tomar com estoques de segurança, quanto mais elevados melhor para quem quer ter a segurança para produzir, mas muito pior para os indicadores. Por outro lado ter estoques baixos é ótimo para os KPI´s, mas um risco para o nível de serviço. Assim, o desafio é buscar o menor estoque de segurança possível sem por em risco o atendimento ao cliente.

Em várias empresas por onde passei identifiquei muitas perdas com a gestão dos estoques, varias dessas perdas são muito pouco abordadas nos livros e artigos sobre o assunto mas expressam a realidade do mercado.  Abaixo seguem exemplos reais:

1- Comprar volumes enormes para reduzir o preço unitário. Muito comum em  rótulos e materiais de pequeno valor que não trarão grande impacto nos indicadores, mas que chegam a levar anos para serem consumidos e trazem grande complexidade para controlar.

2- Grandes perdas por lançamento de produto que não decolam, marketing entra no processo com grande expectativa e depois abandona o projeto.

3- Materiais recebidos em devolução, que ficam mofando dentro da fábrica quando poderiam ser reprocessados, ou descartados de forma rápida.

4- Materiais com validade vencida ou próximo do vencimento, devido à má gestão dos estoques, ou por problema de má comunicação entre a área de logísta / planejamento e a área de vendas. No caso deveriam colocar antes os itens em vendas promocionais.

5- Grandes perdas por mudança de matéria prima ou embalagem sem esgotar os estoques existentes.

6- Em empresas metalúrgicas grandes perdas por usar material de maior bitola quando a bitola menor está esgotada.

7- Produtos com má qualidade recebidos e não contestados no ato do recebimento.

8-  Grandes diferenças de estoques devido a mau controle de inventário.

9-  Perdas com materiais enviados a terceiros e não controlados de forma a assegurar o retorno e produtividade adequados.

10-Produtos estragados e inservíveis mantidos em estoque para não reconhecer perda eminente.

11-Produtos desviados, roubados ou qualquer outro tipo de fraude que afete os estoques.

 Costumo dizer que um bom MRP, não basta. Lógico que isso é indispensável, mas uma boa gestão de estoques vai muito além.

SUGESTÕES PARA A BOA GESTÃO DO INVENTÁRIO:

- Um bom MRP muito bem operado.

- Os cadastro e dados mestres devem ser bem controlados, registros e alterações devem ser documentadas, permitindo rastreabilidade sempre que necessário.

- Um sistema de inventário rotativo, com ajustes rápidos e análises da causa raiz e ações corretivas para o caso de divergências importantes- Calcular os inventários em dias para todos os itens de estoques, depois colocar em ordem de dias de estoques, do maior para o menor, e tomar ações corretivas.

- Manter separado e identificado, itens em quarentena ou a serem descartados. Definir por norma prazos e responsabilidades .

- Cobrar de vendas, marketing eficiência no lançamento de novos produtos e cobrar das áreas de logística, engenharia ou produção eficiência na utilização de insumos que estão sendo substituídos ou descontinuados.

- Manter grupos de trabalho para avaliar oportunidades como JIT, consignação, células de trabalho e outras medidas para otimização dos estoques.

- Recorrer a profissionais experientes, consultorias e acessar melhores ferramentas de gestão.

- Ter um bom sistema de inventário rotativo. Foi-se o tempo em que se fazia um inventário anual ou semestral que corrigia e ajustava muitas inconsistências. Os estoques precisam estar corretos todos os dias e um sistema eficiente de inventários rotativos ajuda a garantir eficiência dos estoques todos e garantia eficiência na operação do negocio.

Muitas outras coisas podem ocorrer para piorar ou para melhorar os indicadores de inventários. Essa é uma área sensível que requer muito controle, um bom sistema integrado, bons profissionais e conhecimento para ser bem gerida. Nessa área o barato sai caro, cuidado uma economia de 1000 reais em salário pode significar muitos milhares em prejuízo.